Die Verwaltung von Belegen ist für viele Steuerberater eine der zeitaufwendigsten Aufgaben. Die manuelle Erfassung und Kategorisierung von Papierbelegen kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern. Moderne Lösungen zur automatisierten Belegerfassung bieten eine effiziente und sichere Alternative, die nicht nur den Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch die Zusammenarbeit mit Mandanten erheblich erleichtert. Doch wie funktioniert das genau und welche Tools sind auf dem Markt bereits verfügbar?
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Automatisierte Belegerfassung: Ein schneller Überblick
Automatisierte Belegerfassung ist ein Prozess, bei dem Rechnungen, Quittungen und andere finanzielle Dokumente automatisch digital erfasst und verarbeitet werden. Anstatt Belege manuell einzugeben und zu sortieren, werden sie gescannt oder fotografiert und durch Softwareprogramme analysiert. Die Software erkennt dabei automatisch relevante Informationen wie das Datum, den Betrag und den Absender der Rechnung und ordnet diese korrekt zu.
Ein Beispiel für solch eine Lösung ist DATEV Unternehmen online, das Steuerberatern und ihren Mandanten ermöglicht, Belege digital zu erfassen und direkt in das Buchhaltungssystem zu übertragen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern bietet auch den Vorteil, dass alle Daten sicher in der Cloud gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind.
Weniger Fehler und mehr Transparenz
Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler. Ein Zahlendreher oder ein falsch eingeordnetes Dokument kann schnell zu Problemen in der Buchhaltung führen. Automatisierte Systeme minimieren diese Risiken erheblich. Sie erkennen nicht nur Daten automatisch, sondern weisen auch auf Unstimmigkeiten hin. Dadurch wird die Datenqualität erheblich gesteigert und Fehlerquellen reduziert.
Effizientere Zusammenarbeit mit Mandanten
Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten wird durch automatisierte Belegerfassung ebenfalls erheblich erleichtert. Mandanten müssen ihre Belege nicht mehr in Papierform in die Kanzlei bringen oder per Post schicken, sondern können sie ganz einfach per Smartphone-App erfassen und hochladen. Ein Beispiel hierfür ist GetMyInvoices, eine Software, die automatisch Rechnungen von Online-Plattformen abruft und diese digital archiviert.
Diese digitalen Lösungen erleichtern den Austausch und stellen sicher, dass alle relevanten Belege jederzeit verfügbar sind. Dadurch können Steuerberater sofort auf die Unterlagen zugreifen, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Mandanten wiederum profitieren von einem einfacheren Prozess und müssen sich keine Gedanken mehr über verlegte oder verlorene Belege machen.
Zeit- und Kostenersparnis durch Digitalisierung
Ein weiterer großer Vorteil der automatisierten Belegerfassung ist die enorme Zeitersparnis.
Auch die Kosten für die Kanzlei können durch diese digitalen Lösungen gesenkt werden. Weniger Zeitaufwand bedeutet geringere Personalkosten, und durch die Reduzierung von Fehlern wird das Risiko kostspieliger Korrekturen minimiert. Zudem fällt der Aufwand für die Archivierung von Papierdokumenten weg, da alle Belege digital gespeichert werden. Hier bietet beispielsweise Sage 50cloud eine nahtlose Integration von automatisierter Belegerfassung in die Buchhaltung an.
Es wird deutlich: Die automatisierte Belegerfassung bietet Steuerberatern eine ganze Reihe von Vorteilen, die von Zeit- und Kostenersparnis über weniger Fehler bis hin zu einer verbesserten Zusammenarbeit mit Mandanten reichen. Wer frühzeitig auf diese Technologien umsteigt, kann nicht nur den eigenen Arbeitsalltag erheblich erleichtern, sondern auch den Service für seine Mandanten auf ein neues Level heben.
